第一步：12個(gè)月前
1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計(jì)劃;
2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料;
3、選定場地;
4、了解付款形式，考慮匯率波動(dòng)，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃;
第二步：9個(gè)月前
1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)——會(huì)展策劃
2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)
3、選擇交準(zhǔn)備參展產(chǎn)品;
4、與國外潛在客戶及目標(biāo)顧客聯(lián)絡(luò);
5，制作展覽宣傳冊
第三步：6個(gè)前
1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng);
2、確定旅行計(jì)劃
3、支付展場及其他所需服務(wù)的預(yù)行付款;
4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準(zhǔn)備必要的翻譯;
5、安排展覽期間翻譯員;
6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷
第四步：3個(gè)月前
1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng);
2、最后確實(shí)參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標(biāo)簽，贈(zèng)送索取樣品的客商;
3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定;
4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序;
5、訓(xùn)練參展員工;
6、排定展覽期間的約談
7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會(huì)
8、購買外匯
第五步：四天前
1、將運(yùn)貨文件、展覽說明書等額外影印本放人公事包
2、搭乘飛機(jī)至目的地
第六步：三天前
1、抵達(dá)，飯店登記
2、視察展覽廳及場地;
3、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá);
4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?
5、連絡(luò)所有現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒;
6、與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法;
7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩?
第七步：兩天前
1、確定所有物品運(yùn)送完成;
2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能;
3、布置展位;
4、將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定
第八步：一天前
1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查;
2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心;
3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡報(bào);
第九步：展覽期間
1、盡早到會(huì)場;
2、于展覽第一天即將新聞稿送到會(huì)場的記者通訊廳;
3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場地;
4、詳細(xì)記錄每個(gè)到訪客戶的情況及要球，勿憑事后記憶;
5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場允諾，及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心;
6、每日與員工進(jìn)行簡報(bào);
7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送加公司，即時(shí)處理及回應(yīng);
第十步：展覽結(jié)束
1、監(jiān)督攤位拆除;
2、處理商機(jī);
3、寄出謝卡。
