洽商并訂立參展合同，是展覽會銷售工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
對于明確表示參展的客戶，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與其洽商預(yù)訂展位事宜。洽商一般圍繞兩個重點進(jìn)行:一是展位租金價格;一是展位在展覽場館的具體位置。對于明確表示參展的客戶，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與其洽商預(yù)訂展位事宜。對于展位價格，包括標(biāo)準(zhǔn)展位和光地的租金價格，基本是在參展邀請函公布的價格基礎(chǔ)上進(jìn)行交流。對于展位在展覽場館的具體位置，則是按照展覽會組織機(jī)構(gòu)事先確定的展位平面圖，根據(jù)客戶選擇的意見預(yù)訂具體位置。
在中國，參展邀請函公布的展位租金價格與參展合同實際達(dá)成的價格未見得一致，后者一般低于前者。這在很大程度上，被認(rèn)為是一種銷售策略。但兩者之間的價格差額，由展覽會組織機(jī)構(gòu)在銷售工作展開前統(tǒng)一規(guī)定。有經(jīng)驗的展覽會組織機(jī)構(gòu)，通常會制定統(tǒng)一的最低展位租金價格，即銷售底價，以避免組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的銷售競爭。此外，對長期合作的老客戶，對租用展位較多的(或租用光地面積較大的)大客戶，許多展覽會組織機(jī)構(gòu)都給予價格優(yōu)惠，以利密切雙方的商業(yè)關(guān)系。
客戶按照展位平面圖預(yù)訂展位位置，一般遵循“先訂先得，，的原則，即按簽訂參展合同的時間順序，簽訂參展合同時間在前客戶，優(yōu)先選擇展位位置。
業(yè)務(wù)人員通過與客戶洽商，在展位價格和展位位置兩方面達(dá)成一致后，就可著手訂立參展合同的工作。參展合同一般為展覽會組織機(jī)構(gòu)提供的格式合同，內(nèi)容包括展覽會名稱、舉辦時間、地點、展覽會組織機(jī)構(gòu)和參展客戶名稱、預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)展位個數(shù)或光地面積及其展位編號、租金價格與展位費總金額、付款方式等，并附展位位置圖。根據(jù)客戶要求，雙方也可訂立非格式參展合同。非格式合同約定的內(nèi)容往往比格式合同更加細(xì)致，尤其在雙方職責(zé)、違約處罰方面更加明確。
參展合同草案文本多用電話傳真件或以網(wǎng)絡(luò)郵件發(fā)送。雙方正式簽訂的合同，也多用電話傳真件發(fā)送，由雙方作為法律文件各自保存。
第三步，收取展位費并提供售后服務(wù)。
收取展位費并提供售后服務(wù)，是是展覽會完成銷售工作的階段。
對于已經(jīng)訂立參展合同的客戶，業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照合同約定，收取客戶的參展費。如合同約定為一次付清，就一次性及時收取;如合同約定為先交付定金、訂金或預(yù)付款，再交清余款，就分期收取。參展定金、訂金或預(yù)付款，一般為合同總金額的30%。參展定金、訂金或預(yù)付款，一般在參展合同簽訂后的一周或十天之內(nèi)交付。交付參展定金或訂金后的余款，一般應(yīng)約定在參展前一個月付清。如客戶未按合同約定交付參展費，展覽會組織機(jī)構(gòu)可將客戶預(yù)訂的展位銷售其他客戶，同時，可依據(jù)合同的處罰條款，不退還客戶的定金或預(yù)付款。客戶的參展費，一般通過銀行轉(zhuǎn)賬支付;也有少數(shù)客戶(多為小型企業(yè)，甚至個人參展者)用現(xiàn)金支付。
展覽會組織機(jī)構(gòu)按合同收取客戶的參展費后，應(yīng)向其開具發(fā)票(在中國，由政府部門組織的展覽會，也可開具符合財稅規(guī)定的收據(jù))。
客戶按合同交付了參展費，展覽會組織機(jī)構(gòu)應(yīng)按合同為客戶提供售后服務(wù)。售后服務(wù)一般包括:在會報或會刊上為客戶免費登載客戶的簡介和聯(lián)絡(luò)信息，提供參展服務(wù)指南、接受咨詢，提供一定數(shù)額的會報、會刊、入場券，代客戶聯(lián)系酒店住宿、展品儲運、展位裝修，合同承諾的其他免費增值服務(wù)項目。
