提前計劃
應(yīng)為未來全年的參展項目進行計劃和準備。為此，應(yīng)設(shè)定可變通適用于多種場合、多種需求、可部分或全部地多次應(yīng)用的通用展位模塊化系統(tǒng)。
與行業(yè)協(xié)會聯(lián)合參展
集體參展對于小型公司或首次參展公司是非常有效的參展模式，這種模式不僅有利于控制成本，而且能獲得理想的參展效果。
考慮標準展位套餐
許多展會主辦機構(gòu)都向有一定展位裝修要求的參展商提供多種標準展位解決方案，其中涉及從家具、地毯到電力及能源供應(yīng)等大多數(shù)展位設(shè)施，能幫助您簡化展位搭建預(yù)算過程，因此是一種非常有效的成本控制手段。
制定詳細預(yù)算表
根據(jù)您的參展目標，進行實施任務(wù)細分，然后估算各項成本。其中，應(yīng)盡量縮減預(yù)算規(guī)模，但務(wù)必確保涵蓋所有可能的支出項目，同時應(yīng)對各支出項目增加約10%的預(yù)算余量。
記錄支出
根據(jù)預(yù)算持續(xù)記錄各項開支，并集中記錄所有采購訂單及發(fā)票。隨時檢討造成超支的原因，不斷提高將來計劃及預(yù)算的效率及效力。
及時反饋所有表格
逾期訂單及最后時刻的更改往往可能導(dǎo)致額外支出。
參展不僅止于展位
切忌將所有預(yù)算都集中于展位設(shè)計建設(shè)(盡管這是一種常見錯誤)，應(yīng)分配出足夠資源用于參展宣傳推廣、人員培訓(xùn)與維持及展會后活動(如電話營銷、直郵等跟進銷售行為)。
選擇可靠的展位設(shè)計公司
如果您決定不采用標準展位方案，應(yīng)選擇確實有能力按時、按預(yù)算完成任務(wù)的設(shè)計公司。為此，您可以聯(lián)系相關(guān)展會工程承包商協(xié)會索取設(shè)計公司名單，并向候選公司過往客戶了解設(shè)計公司的服務(wù)記錄。
直接聯(lián)系展位搭建承包商
參展商直接與展位搭建承包商聯(lián)系通常能更節(jié)省成本，尤其是在模塊化展位設(shè)計中，因為許多承包商都會在整體展位搭建服務(wù)中免費提供設(shè)計咨詢服務(wù)。
利用免費宣傳機會
正面的媒體編輯報道是對公司的最佳宣傳形式之一，而且是免費的。因此，應(yīng)認真撰寫媒體發(fā)布材料，并在適當?shù)臅r機向展會公關(guān)代理機構(gòu)及相關(guān)行業(yè)媒體傳達。
珍惜使用銷售資料
不要在展位向所有觀眾發(fā)放昂貴的銷售資料。應(yīng)制作簡裝版本資料作普通發(fā)放用途，而精裝版本資料則專門針對那些有真正購買意向的觀眾。
緊縮控制開支
在項目開始階段明確規(guī)定公司將負擔哪些開支。除按參展項目期限向員工預(yù)付一定標準的餐費及業(yè)務(wù)交際費補貼外，所有正當超支部分應(yīng)由當事人按規(guī)定進行事后報銷。此外，每日展會閉館后應(yīng)將展位上的酒水及電話等物品及設(shè)施妥善鎖存。
